Fresher

Лучшее из Рунета за день !
Разместить рекламу

Правила, которые помогут вам всё успевать

Правила, которые помогут вам всё успевать

Почему стикеры — зло, как перестать откладывать неприятные дела и что такое метод «50-10-50»

Мы живем в состоянии постоянной нехватки времени. Нам приходится работать над несколькими задачами одновременно, ежедневно мы получаем огромное количество информации, а сообщения по электронной почте, мессенджерам и звонки не дают сосредоточиться. И ведь еще нужно заглянуть в социальные сети: не пропустили ли мы что-то важное в жизни друзей и мира в целом. Как сохранить время и энергию для важных дел? Прежде всего, необходимо избавиться от «воришек», которые незаметно крадут у нас минуту за минутой каждый день, снижают запас энергии и мотивацию.

1. Ликвидируйте беспорядок

Мы склонны недооценивать последствия хаоса на рабочем столе или в почтовом ящике. Это происходит, так как люди рассматривают альтернативы в краткосрочной перспективе. Приведение рабочего стола в порядок займет около часа, а поиск конкретного файла в хаосе «всего» две минуты. О том, что мы теряем эти минуты несколько раз в день пять дней в неделю, мало кто задумывается. На самом деле временные затраты на приведение рабочего стола компьютера и почтового ящика в порядок окупаются за несколько недель. И не забудьте, что вы не будете больше злиться и терять мотивацию, пытаясь найти файлы.

Постарайтесь сделать так, чтобы ничего не отвлекало вас и от работы за компьютером. Для этого нужно сместить все предметы (цветные стикеры, канцелярскую подставку с ручками и карандашами и прочее) на край стола. Между вами и монитором, а также на расстоянии 10-15 см от этой невидимой траектории не должно быть ничего, кроме клавиатуры и мыши. Предметы, которые находятся в поле нашего зрения, отвлекают нас, снижают концентрацию. Самый сильный источник отвлечения — стикеры с перечнем дел, которые необходимо выполнить. Вы работаете над определенной задачей, и тут вам на глаза попадается стикер с задачей №2. Вы читаете, обдумываете и эту задачу — и вот вы уже потеряли несколько минут.

2. Ешьте лягушек чаще

Есть мелкие неприятные задачи, которые мы постоянно откладываем. Может быть, это неприятный разговор с подчиненным, просьба о повышении зарплаты или телефонный звонок. Такие задачи называют лягушками. Каждый день мы говорим себе: «сегодня я точно сделаю…», но вновь и вновь откладываем дела на потом. А они воруют нашу энергию и время: мысленно мы постоянно к ним возвращаемся, отвлекаясь от более важных дел. Мы виним себя, что нам не хватило воли справиться с задачей вчера и позавчера (список можно продолжить) и теряем уверенность в себе. Кроме этого, дела, на решение которых хватило бы несколько минут, могут со временем превратиться в серьезную проблему.

Заведите правило решать по одной такой задаче в день, в одно и то же время. Создайте себе комфортные условия: налейте чай, возьмите кусочек шоколада и приступайте. Если решать неприятные задачи утром — это создаст позитивный настрой и зарядит вас энергией на целый день. Вы будете испытывать гордость оттого, что смогли преодолеть себя. Составьте список и действуйте.

3. Сохраняйте фокус

Наш мозг устроен так, что для выхода на полную мощность нам сначала нужно настроиться. Первые 5-10 минут мы работаем вполсилы, и лишь потом продуктивность возрастает. Если вас отвлекли — придется пройти процесс настройки снова. В то же время для выполнения важных больших задач работать нужно длинными временными отрезками. Для работы над приоритетными задачами я использую «метод 50-10-50»: пятьдесят минут вы работаете над одной задачей, не отвлекаясь, потом на 10 минут максимально меняете вид деятельности. Лучше всего выйти из офиса и пройтись или сделать легкую зарядку, а потом работать еще 50 минут.

В день делайте не более двух таких циклов: они требуют моральных затрат и физических сил. Цикл «50-10-50» нужно тщательно подготовить. Поставьте телефон на беззвучный режим, закройте рабочую почту, обсудите с коллегами все срочные дела, которые могут потребовать вашего участия, и приступайте. Для того чтобы засечь время, используйте онлайн-таймер. Вы должны полностью погрузиться в работу и не думать о времени, когда оно закончится — прозвенит таймер. Поначалу вы будете чувствовать себя очень некомфортно: вас будет тянуть проверить телефон или почту. Пока работа по методу 50-10-50 не войдет в привычку, вы будете отвлекаться, забывая, что отрезок в 50 минут не окончен.

4. Избавьтесь от граблей

Затратив совсем немного сил и проявив смекалку, мы можем раз и навсегда избавиться от озорного воришки и сэкономить уйму времени и нервов. Речь о том, чтобы убрать с пути «грабли», на которые вы регулярно наступаете. Так, одна из моих сотрудниц, которая занимается размещением материалов клиентов в социальных сетях и на сайте жаловалась, что ей присылают некачественные фотографии (по правде сказать, она была права). Клиентам приходилось переделывать фото, происходили задержки с выкладкой материала. Эти «грабли» так и валялись бы на ее пути, если бы мы не решили исправить причину проблемы. Мы составили «фотопомощник клиента» с примерами, как не нужно делать, и идеальными фото рядом, и проблема исчезла.

Пойдем немного дальше в борьбе с «граблями». Существует отличный инструмент, который используется в управлении проектами, позволяющий не только их ликвидировать, но и извлечь из проблемных ситуаций и удач в бизнесе и работе пользу. Он называется Issue BackLog: документ в excel, который состоит из двух частей: успехи и проблемы. Каждая часть, в свою очередь состоит из нескольких разделов: подробное описание успеха/проблемы, факторов, которые позволили добиться успеха/привели к проблеме и как полученный опыт можно использовать в дальнейшем. Использование Issue BackLog помогает со временем свести количество «граблей» к минимуму и значительно повысить качество вашей работы, сервиса, товаров или услуг, которые вы производите или оказываете.

Методы, которые я описал, помогут повысить продуктивность в несколько раз и высвободить время для общения с семьей, друзьями и на ваше хобби. Только не бросайтесь «в омут с головой». Начните с того, что вам сделать легче всего, и потом, когда применение инструмента войдет в привычку, добавляйте следующий элемент. И не позволяйте больше воровать свое время, ведь этот ресурс нельзя восполнить.


Интересная статья? Лайкни или поделись с друзьями!




Источник
07.12.2017
manager

Комментарии (2)

07.12.2017, 15:16

МОЗГ

07.12.2017, 20:41

Roland

Добавить комментарий

Воздержитесь от ненормативной лексики и от оскорблений в чей-либо адрес –такие комментарии будут удаляться.

123, 122, 121, 120, 119, 118, 117, 116, 115, 114, 113, 112, 111, 110, 109, 108, 107, 106, 105, 104, 103, 102, 101, 100, 99, 98, 97, 96, 95, 94, 93, 92, 91, 90, 89, 88, 87, 86, 85, 84, 83, 82, 81, 80, 79, 78, 77, 76, 75, 74, 73, 72, 71, 70, 69, 68, 67, 66, 65, 64, 63, 62, 61, 60, 59, 58, 57, 56, 55, 54, 53, 52, 51, 50, 49, 48, 47, 46, 45, 44, 43, 42, 41, 40, 39, 38, 37, 36, 35, 34, 33, 32, 31, 30, 29, 28, 27, 26, 25, 24, 23, 22, 21, 20, 19, 18, 17, 16, 15, 14, 13, 12, 11, 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1