Fresher

Лучшее из Рунета за день !
Разместить рекламу

Женские приемы в деловой переписке

Женские приемы в деловой переписке Как показывает практика, правила, которыми руководствуются женщины, ведя деловую переписку, часто не имеют ничего общего с правилами, которых придерживаются мужчины. Однако и тем, и другим есть чему поучиться друг у друга Чем активнее становится общение людей в онлайне, тем большую актуальность приобретает навык общения с клиентами через мобильные приложения и интернет-порталы. Сегодня телефонные звонки уходят в прошлое, и деловые в том числе, что подтверждает официальная статистика. Так, по данным Минкомсвязи, в первом квартале 2018 года москвичи говорили примерно на 900 000 минут меньше, чем в первом квартале 2017 года. Любые переговоры, как частные, так и корпоративные, перетекают в интернет. И бизнес идет к своим клиентам тоже через этот канал — сегодня уже нет такой сервисной компании (банка, розничной сети, фитнес-клуба или частной медицинской клиники), которая бы не пыталась выстраивать общение с клиентами или партнерами через онлайн-сервис. Проблема в том, что далеко не все менеджеры умеют грамотно говорить и писать. А если бы они в совершенстве владели этим искусством, то экономили бы огромное количество времени на коммуникации и были бы более продуктивными. Речь идет не только о соблюдении общепринятых стандартов. Когда мужчины научатся что-то брать на вооружение от женщин, а женщины — от мужчин, выгодно подписанных контрактов, довольных клиентов и верных партнеров у любой компании будет больше. К слову сказать, в классической бумажной переписке отличия между мужским и женским стилем не прослеживаются, так как она по сравнению с перепиской электронной более формальная. Когда же мы пишем друг другу в мессенджерах или электронной почте, разница становится более ощутимой. Мы проанализировали около 200 электронных писем клиентов, написанных в равных количествах мужчинами и женщинами, и вывели следующие правила:

1. Пишите просто Мария

Женщины в 80% случаев начинают письмо, обращаясь к собеседнику по имени. Мужчины — без имени. Либо, если обращаются по имени, то обязательно со словом «уважаемый». В этой ситуации лучше следовать практике женщин — когда письмо начинается со слова «Здравствуйте» без последующего обращения по имени, у собеседника создается ощущение, что его имя либо забыли, либо партнер пытается держать дистанцию и стремится к очень формальному общению. Мужчины экономят время, а женщины хотят уважить адресата. Обращение по имени — элемент этикета, который женщины подсознательно стремятся соблюдать, а мужчины уверены, что формальности — пустая трата времени. Но вот что интересно: при повторной переписке женщины очень быстро теряют обращение, а у мужчин наоборот — если даже первое письмо началось без обращения по имени, то в третьем-четвертом оно обязательно появится. В этой ситуации скорее правы мужчины: не стоит стараться перейти на неформальный уровень общения с собеседником. Это очень чувствуется и может дать обратный эффект. Сотрудники многих компаний также часто задают вопрос: «Можно ли в деловой переписке использовать неполные имена?». Если партнера или клиента вы знаете давно, то да — можно. И не использовать при обращении к малознакомому человеку отчество (на западный манер) тоже можно, правда, в этом случае следует писать полное имя (Александр, Екатерина, Мария).

2. Пишите коротко и без постскриптум

Мужчины часто злоупотребляют сложноподчиненными предложениями, более того, пишут длинно и подробно — как правило, на два-три «экрана», стараясь в одно письмо вместить всю суть. Женщины, напротив, пишут короткими, рублеными фразами, хотя в конце, если вдруг поймут, что забыли о чем-то рассказать, нередко используют такую архаичную форму как постскриптум. Длинные письма никто не любит, поэтому излагать мысли, конечно, нужно коротко: по правилам email-переписки в одном письме суть вопроса можно передать в 7-8 предложениях, без специфических терминов, жаргонизмов и сленга. В практике нашей компании был клиент — нефтегазовая компания, технические менеджеры которой писали совершенно неудобоваримые тексты руководству и подрядчикам. Например: «Сообщаем, что технические работы на участке Х продлены до 15.06.19. Работа по укладке трубопровода закончится 15 июня сего года, так как были обнаружены новые участки поврежденных труб протяженностью 30 метров». И даже не подозревали, что то же самое можно написать одним предложением: «Работы по укладке трубопровода продлятся до 15 июня 2019 г., так как понадобилась дополнительная замена еще 30 метров труб». Некоторые письма были написаны еще более сложным языком, поэтому начальство и приняло решение обучить менеджеров основам деловой переписки.

3. Будьте осторожны с комплиментами

Их мужчины категорически не принимают, а женщины, разумеется, стараются использовать в любой удобной ситуации. В деловой переписке это означает, например, что после встречи с потенциальным партнером или клиентом женщина обязательно напишет: «Здравствуйте! Спасибо за встречу, с Вами было приятно пообщаться!» Редкий мужчина напишет в ответ: «Мы тоже рады знакомству с Вами! Спасибо!» Мужчины не приемлют в общении подобного рода любезностей, так как, с одной стороны, считают их манипуляциями (особенно если после приятных слов собеседник подступает с деловым предложением), а с другой— такая форма общения в принципе не свойственна российской бизнес-культуре. Так что комплимент, может быть, и сильное оружие, но все же не стоит им злоупотреблять.

4. Структурируйте письмо

Мужчины не любят оформлять письма — подбирать шрифты, размеры, выравнивать тексты. А женщины более аккуратны: они пользуются нумерацией, маркированными списками, соблюдают формат писем. Визуально их письма, конечно же, читаются легче, и это хорошо. Но у мужчин есть другие плюсы: они любят использовать подзаголовки, что четко выделяет структуру письма. В отличие от них женщины чаще пишут сплошным текстом, разделяя его только на абзацы. В этой ситуации неплохо было бы перенять привычки друг у друга.

5. Не взывайте к совести, будьте логичны

В деловой переписке мужчины следуют четкой логике. Пирамида Минто (иерархически структурированный метод мышления и коммуникации) — это про них. Идеи мужчин, которые даже ничего не слышали о таком инструменте, логически всегда взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Женщины, в отличие от них, чаще обращаются к эмоциям и морально-этическим нормам поведения. Мужчины, пытаясь усовестить недобросовестного партнера, напишут что-то вроде: «Мы подадим на вас в суд. Возможно, проиграем дело, но случай станет публичным и нанесет вред вашей репутации». А женщины, скорее всего, выскажутся так: «Вы же понимаете, так поступать некрасиво». В данном случае сильнее, конечно, позиция мужчин. И в заключение несколько общих советов о том, как правильно вести электронную деловую переписку. — Старайтесь отвечать в течение двух часов после получения письма. — Используйте кнопку «ответить» при обсуждении одного вопроса, чтобы адресат мог легко восстановить историю обсуждения вопроса. Если хотите с этим же адресатом обсудить другую тему, начните новую ветвь переписки с нового письма. — Корректируйте тему письма, чтобы адресату было легче находить важные сообщения. Например: «Квартальный отчет. Сдать до 10 июня», «Квартальный отчет. Черновик», «Квартальный отчет. Правки», «Квартальный отчет. Исправленный», «Квартальный отчет. Согласован». — Используйте в электронном письме информативную подпись: имя и фамилия, должность в компании, способы связи, сайт компании. Ставьте ее в конце каждого письма. Так адресату не придется долго искать, как к вам обратиться или как связаться с вами. — Об устных договоренностях напоминайте в письме. «При телефонном разговоре мы договорились о...», «Все ли правильно я понял или что-то упустил?». Так вы застрахуете себя от неправильного понимания сказанного, а адресат убедится, что его услышали. — Избегайте в электронном письме прикрепления файлов без комментариев. Обязательно разъясните, какой файл (фотографию, документ, график) вы отправляете и для чего. Например, при отправке письма в дизайнерский отдел компании (или внешнему подрядчику): «Высылаю вам фотографии с корпоративов нашей компании. Сделайте из них коллаж к юбилею компании». — Используйте в электронном письме списки и деление на абзацы. Так текст легче читать и воспринимать. — Если письмо уйдет на корпоративную почту, в теме пишите, что вы отправляете и для кого. Например: «Для Иванова Ивана. Текст письма на согласование». Не используйте графу «скрытая копия» без надобности. Ее можно использовать в случаях, когда, например, нужно отправить письмо подрядчику и одновременно — директору, чтобы тот был в курсе переговоров. Или когда компания рассылает приглашение на тендер сразу нескольким конкурирующим компаниям — подрядчикам вовсе не обязательно видеть, кого еще кроме них пригласили для участия в конкурсе. В копию письма ставьте всех ответственных и заинтересованных лиц. — Продающие письма и письма-просьбы (например, в благотворительные фонды) отправляйте отдельно каждому адресату. В России массовые рассылки универсальных просьб по купленным базам — популярное явление, но в 99% случаев такие письма не только не достигают адресата, но даже не попадают в поле зрения секретарей — они летят в спам. Также следует иметь в виду: часть текста, в которой содержится описание просьбы и ситуации, для разных адресатов можно оставлять без изменений, а вот первый абзац с обоснованием, почему вы обращаетесь к адресату, стоит потрудиться написать для каждой организации или инвестора индивидуально. Рассылку тоже лучше делать вручную, а еще лучше дублировать бумажное и электронное письмо.
Нравится? Жми:
Источник
31.05.2019

Добавить комментарий

Воздержитесь от ненормативной лексики и от оскорблений в чей-либо адрес –такие комментарии будут удаляться.




123, 122, 121, 120, 119, 118, 117, 116, 115, 114, 113, 112, 111, 110, 109, 108, 107, 106, 105, 104, 103, 102, 101, 100, 99, 98, 97, 96, 95, 94, 93, 92, 91, 90, 89, 88, 87, 86, 85, 84, 83, 82, 81, 80, 79, 78, 77, 76, 75, 74, 73, 72, 71, 70, 69, 68, 67, 66, 65, 64, 63, 62, 61, 60, 59, 58, 57, 56, 55, 54, 53, 52, 51, 50, 49, 48, 47, 46, 45, 44, 43, 42, 41, 40, 39, 38, 37, 36, 35, 34, 33, 32, 31, 30, 29, 28, 27, 26, 25, 24, 23, 22, 21, 20, 19, 18, 17, 16, 15, 14, 13, 12, 11, 10, 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1